Skip to main content

Checklistor för projektledare (PL)

Uppstart projekt​

Verktyg och kommunikation​

  • Sätta upp Basecamp
  • Se till att sprintar planeras in i sprintplaneringsdokumentet via Fredrik J.
  • Sätt upp Slack-kanal.
  • Sätt upp Harvest
    • Se till att projektet har relevanta "tasks" som passar projektet.
    • Se till att projektet är korrekt uppsatt som fastpris eller löpande.
    • Säkerställ att rätt personer har tillgång till projektet.

Team och planering​

  • Bestäm teamdeltagare - PL tillsammans med ledningsgruppen.

  • Ge teamet insikt om projektets omfattning och innehåll:

    • Dela säljunderlag, avtal och ev. projektmål med teamet.
    • Gå igenom syftet och mål med alla inblandade i teamet - PL och tech lead tillsammans.

  • Riskanalys tillsammans med teamet i samband med genomgång av projektet.

  • Sätta scope och förväntningar med kunden, team, tech lead och ev kundansvarig

    • Klargör om projektet är tidsboxat eller featureboxat.
    • Ange grova drag av vilka features som ingår.

  • Se till att projektet är redo att läggas i Ready for work i Byråportfolio.

  • Stäm av var siten ska hostas.

    Checklista för att projekt ska kunna läggas i listan Ready for work i Byråportfolio​

    • 3C utfört med projektledare, utvecklare och kund, för det som går att överblicka:
      • Internt möte där kort skapas i Basecamp/Trello (gärna alla utvecklare, men minst en, projektledare och UX/design).
      • Möte med kund där korten gås igenom: formuleringar, ev acceptanskriterier förtydligas, kunden prioriterar korten.
    • Demomiljön är uppsatt och går att deploya till.
    • Tydliggör med kunden och teamet om projektet är featureboxat eller timeboxat.

Backlog och utvecklingsmiljöer​

  • Specificera och estimera backlog med teamet:
    • Deltagare: PL, TL, team och ev. kund beroende på vad som är lämpligt.
  • Beställ utvecklingsmiljöer i god tid:
    • Stage och produktion utförs av devops.
      • Beställ via Westin, JDG eller Olof.

Uppföljning och möten​

  • Följ upp tidsåtgång i Harvest minst veckovis.
  • Delge tidsåtgång i Slack per sprint med teamet om teamet uppskattar det.
  • Boka in demomöten med kunden och teamet:
    • Görs normalt vid varje sprint.
  • Boka in retro i slutet av varje projekt med teamet och ev kunden.
  • Se till att kunden kan mejla till Zendesk. Lägg till korrekta mejladresser i Zendesk.
  • Stäm av med kunden hur support respektive vidareutveckling fungerar.

Checklista vid lansering​

Minst tre veckor i förväg​

  • Bekräfta serverkrav med kunden om de ska hosta sidan själva.
  • Beställ hosting hos Whitespace i god tid via DevOps.

Några dagar före lansering​

  • Se till att slutlig funktionstestning utförs.
  • Verifiera kompatibilitet över olika webbläsare och enheter

Lanseringsdagen​

  • Säkerställ att alla intressenter är informerade om lanseringsschemat.
  • Informera intressenter att lanseringen är klar.

Generellt att tänka på vid både löpande arbete och projekt​

  • Anpassa efter varje kund och projekt
  • Bevaka Basecamp
    • Ge bekräftelse till kunden att vi tagit emot deras fråga/meddelande även om svaret på frågan ej är klart.
    • Håll så mycket som möjligt kring uppgifter i Basecamp istället för t ex mejlkorrespondens
  • Följ upp tidsåtgång i Harvest ofta, minst 1 gång i veckan.

Kanban-tavlor​

  • För genomgång av hur vi arbetar med kanban-boards i Basecamp och Trello, se genomgång här.
  • Teamet äger boarden tillsammans.

Löpande arbete​

  • Uppmana utvecklare att sammanfatta löpande arbete en gång i veckan och posta i Slack-kanal.
  • Delta i kanban-möten för de team du arbetar med.
  • Gör gärna en länksamling i Slack med relevanta länkar för teamet att ta del av.

Månadsmöten​

  • Boka in månadsmöten med lämpliga intervaller tillsammans med kunden och kundansvarig (oftast David)
    • Månadsmöten hålls med de flesta kunder. Frekvensen beror på hur mycket vi arbetar tillsammans.

Fakturering​

Rutin för projektledare vid månadsslut - utförs första vardagen efter månadsskifte:

  • Kolla att all tid i löpande uppdrag är rapporterad korrekt och att tidrapporten går att skicka till kund.
  • Säkra att sprintar och fastprisuppdrag är korrekt uppsatta i Harvest som fixed fee-projekt.
  • Arkivera genomförda sprintar och fastprisuppdrag.
  • Pinga David/Jeanin i Slack om hur många % som återstår av pågående fastprisuppdrag som fortsätter löpa nästa månad.

Månadsrapporter​

Vissa kunder vill ha utdrag ur Harvest över nedlagd tid.

  • Se till att innehållet i Harvest är i skick som lämpar sig att dela med kunden.
  • Skicka rapport som meddelande i Basebamp om inget annat är överenskommet.